No llevar el registro horario diario que exige la ley puede salirte por hasta 7.500 € por empresa. Y no es una amenaza teórica: la Inspección de Trabajo lleva desde 2019 sancionando con regularidad a pymes que siguen apuntando las horas en una libreta o, directamente, no las apuntan.
Si tienes empleados, esto te interesa. Te lo explico sin tecnicismos.
¿Qué dice exactamente la ley?
El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y obliga, desde el 12 de mayo de 2019, a todas las empresas —sin importar el tamaño ni el sector— a llevar un registro diario de la jornada de cada trabajador.
El registro debe incluir, como mínimo:
- Hora exacta de inicio de la jornada.
- Hora exacta de fin de la jornada.
- Conservarse durante 4 años.
- Estar disponible para los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
Esto aplica a todos los contratos: indefinidos, temporales, a tiempo completo y a tiempo parcial. Y sí, también al teletrabajo.
¿De cuánto es la multa?
No llevar el registro horario es una infracción grave en materia laboral según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Las cuantías actuales son:
- Grado mínimo: de 751 a 1.500 €.
- Grado medio: de 1.501 a 3.750 €.
- Grado máximo: de 3.751 a 7.500 €.
El grado depende de factores como el número de trabajadores afectados, si es reincidente o si hay perjuicio económico para el empleado (por ejemplo, horas extra no pagadas).
Y hay un detalle importante: la sanción es por empresa, no por trabajador. Pero si la inspección detecta además que no se pagan horas extra registradas, ahí sí pueden añadirse sanciones por cada trabajador afectado.
¿Quién puede denunciarte?
Las inspecciones suelen llegar por tres vías:
- Denuncia de un trabajador o ex-trabajador. Es la más habitual. Un despido conflictivo, un impago de horas extra o simplemente alguien descontento.
- Denuncia de los sindicatos o representantes legales de los trabajadores.
- Campañas planificadas de la Inspección de Trabajo. Cada año eligen sectores prioritarios (hostelería, comercio, construcción…).
La inspección puede pedirte el registro en el acto. Si no lo tienes ese día, ya tienes un problema.
Los 5 errores que hacen subir la sanción
De los expedientes que más se ven, estos son los fallos más caros:
- Llevar el registro en Excel a posteriori. La inspección lo detecta enseguida (todas las filas tienen la misma hora redonda) y lo considera no fiable.
- No incluir a empleados a tiempo parcial. El registro es obligatorio para todos, y para los parciales además es doblemente obligatorio (por el control de jornada complementaria).
- No conservar 4 años. Borrar registros antiguos es una infracción independiente.
- No firmar las horas extra. Si registras horas pero no se pagan o compensan, se acumula sanción por impago.
- Registro en papel sin firmar. Cualquiera puede modificarlo. Sin firma o sello digital, vale poco.
Cómo cumplir sin papeleo
La ley no te obliga a usar un sistema concreto. Vale el papel, vale el Excel, vale una app. Pero los inspectores ya tienen claro que el papel y el Excel manual no garantizan integridad del dato, y empiezan presumiendo mala fe.
Lo que funciona y te quita líos:
- Que el empleado fiche desde su móvil o un kiosko compartido, no que lo apunte alguien por él.
- Que cada fichaje guarde fecha, hora, IP y dispositivo automáticamente.
- Que los registros sean inmodificables (cualquier corrección queda en un log auditado).
- Exportación a PDF digitalmente para entregárselo a la inspección sin discusión.
- Conservación automática de los 4 años sin que tengas que acordarte.
En resumen
Si tienes empleados y no llevas un registro horario fiable, te juegas hasta 7.500 €. Y la probabilidad de que alguien lo denuncie es mucho más alta de lo que parece: con que un solo trabajador llame al 900 hoy, mañana puedes tener una visita.
La buena noticia es que cumplir es barato y rápido. Cualquier solución que cumpla los 5 puntos de arriba te quita el problema de encima por menos de lo que cuesta una comida con clientes.
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