Categoría: Cumplimiento legal

El 80% de las pymes españolas con menos de 25 empleados lleva el registro horario en una hoja de Excel. Es lo más habitual, lo más cómodo y lo que casi todas las gestorías recomiendan al principio.

Pero hay un problema: la Inspección de Trabajo cada vez lo acepta menos. Lo que antes pasaba como «registro válido» ahora termina con multas de 1.500 a 7.500 € incluso cuando el Excel está bien rellenado. Te explico por qué y qué hacer.

Qué dice la ley (y qué dice la Inspección de verdad)

El RDL 8/2019 no prohíbe expresamente el Excel. La ley solo exige que el registro sea fiable, completo y conservable 4 años. En teoría un Excel cumple.

El problema viene en la aplicación práctica. La Inspección ha desarrollado en los últimos años criterios concretos sobre qué entiende por «registro fiable». Y un Excel manual incumple varios:

«El registro debe ser auténtico, íntegro y oponible a terceros. Los sistemas que permiten su modificación posterior sin trazabilidad no garantizan estos principios.»

— Criterio Técnico 101/2019 sobre actuación de la Inspección de Trabajo en materia de registro de jornada

Traducido: si tu Excel se puede modificar sin que quede rastro, no vale. Y todos los Excel se pueden modificar.

Los 5 motivos por los que tu Excel cae en una inspección

1. No hay marca temporal

Si la celda dice «08:00», no hay forma de saber si Marta tecleó esa hora a las 8:00 de la mañana o a las 23:55 cuando se acordó de hacerlo. Sin timestamp del momento del registro, no es prueba.

2. Las horas son sospechosamente «redondas»

El primer reflejo de cualquier inspector cuando ve un Excel: revisar si las horas son exactamente 9:00, 14:00, 17:00… Si todas las semanas, todos los empleados ficharon a la misma hora exacta — es estadísticamente imposible. Indicio fuerte de relleno a posteriori.

3. Cualquiera puede modificarlo

Tu Excel está en una carpeta compartida. Una semana cualquiera, alguien retoca una hora para «cuadrar» un día. No queda rastro. La Inspección lo presupone.

4. No hay firma del trabajador

El trabajador tiene derecho a «validar» sus fichajes. En un Excel manual no hay forma de demostrar que él vio y aceptó las horas que le pusieron.

5. Conservación de 4 años poco fiable

Excels que se corrompen, copias que se sobrescriben, ordenadores que se cambian. La Inspección sabe que el 90% de las pymes pierden datos de hace 3 años cuando los pides.

Casos reales (anonimizados) de multas por Excel

Restaurante en Valencia (2024): 12 empleados, registro en Excel firmado por el dueño. Inspección detectó que las horas de los 6 últimos meses tenían siempre los mismos 4 patrones repetidos. Sanción: 3.750 €.

Tienda de muebles en Madrid (2023): Excel correctamente cumplimentado, pero el inspector pidió ver el archivo original con su historial. La empresa solo tenía la última versión guardada. Sanción por «falta de garantía de integridad»: 1.500 €.

Despacho de abogados en Sevilla (2024): 8 abogados, registro en Excel compartido. Una empleada en pleito de despido aportó capturas de su Excel personal con horas distintas a las del Excel oficial. La Inspección anuló todo el registro. Sanción: 5.250 € + horas extras a pagar.

Cuándo el Excel SÍ podría servir (matiz)

Hay un único escenario en el que un Excel aguanta una inspección razonable:

• Es un Excel firmado digitalmente cada día (no al final del mes) por la empresa Y por cada trabajador.
• Se guarda en un servidor con versionado y log de cambios.
• Se exporta a PDF al cierre de cada mes y se archiva.

En la práctica, hacer eso bien te lleva más tiempo que tener una app. Y la mayoría de las pymes no lo hacen así, lo hacen de la forma fácil → Excel sin firma → Inspección lo rechaza.

Cómo migrar de Excel a un sistema digital sin sufrir

Tres pasos:

1. Elige una app de fichaje que registre IP, hora del servidor y tenga log de auditoría. Que cada empleado pueda fichar desde su móvil.
2. Importa el histórico: la mayoría de apps decentes tienen importación por CSV. Subes tu Excel pasado y queda dentro del sistema.
3. Anuncia el cambio al equipo con 1 semana de antelación. Explica que es para cumplir con la ley y para protegerlos a ellos también (sus horas extras quedan documentadas, sus turnos auditados).

El proceso completo lleva menos de 1 hora. Y a partir del minuto 1, ya estás cumpliendo bien.

En resumen

El Excel para fichar es como llevar la contabilidad en una libreta: legalmente puedes, pero a la primera inspección te crujen. Cada año la Inspección es más estricta y los criterios técnicos cierran cada vez más rendijas.

El coste de migrar a una app es menor que la multa más pequeña que te pueden poner. Y de paso te quitas el dolor de cabeza de cuadrar horas a fin de mes.

SoloFichar es lo que el Excel no puede ser: registro automático con IP y timestamp de servidor, log de auditoría completo, conservación 4 años y exportación a PDF para la Inspección. 10€/mes IVA incluido. Prueba 14 días.

«¿Pero esto del móvil es legal? ¿Vale como fichaje oficial?». Es la pregunta que más recibimos cuando una empresa se plantea dejar atrás el reloj de fichar de la entrada y los excels de la oficina.

Respuesta corta: sí, es perfectamente legal. Pero hay 4 cosas que tienes que cumplir para que tus fichajes desde móvil aguanten una inspección. Te las cuento.

Qué dice la ley sobre el sistema de fichaje

El RDL 8/2019 obliga a llevar registro horario diario, pero no impone un sistema concreto. La normativa es deliberadamente flexible: el legislador entendió que un bar de 3 trabajadores y una multinacional de 5.000 no pueden cumplir igual.

Por tanto, vale cualquier sistema mientras cumpla 4 condiciones:

• Sea fiable (no se pueda manipular fácilmente).
• Registre hora exacta de inicio y fin de la jornada.
• Se conserve durante 4 años.
• Esté disponible para trabajador, representantes e Inspección.

Un sistema de fichaje desde móvil cumple las 4 con creces — siempre que esté bien implementado.

Por qué la Inspección prefiere el móvil al papel

Aunque pueda parecer al revés, los inspectores suelen recibir mejor un sistema digital que uno manual. Razones:

• Los fichajes digitales registran hora exacta del servidor (no manipulable por el trabajador ni por el jefe).
• Cada fichaje guarda IP y dispositivo — datos forenses imposibles de inventar.
• Las correcciones quedan logadas en auditoría: quién corrigió, cuándo, valor anterior, motivo.
• La exportación a PDF se entrega en 30 segundos, sin tener que escanear hojas.

Comparado con un Excel donde «todas las filas tienen las mismas horas redondas», el móvil gana en credibilidad.

Las 4 condiciones que TIENES que cumplir

1. El fichaje debe hacerlo el trabajador, no otra persona

Si la app permite que el responsable fiche por el empleado sin trazabilidad, no es válido. Cada usuario debe tener su sesión, su login, y fichar él mismo.

Solución: cada empleado tiene su email/contraseña y entra él al sistema.

2. El fichaje debe registrarse en el momento, no a posteriori

«Apunto las horas al final de la semana» es ilegal. La Inspección llama a esto «registro retrospectivo» y lo invalida.

Solución: fichaje en tiempo real, con marca temporal del servidor (no del móvil del trabajador, que se puede manipular cambiando la hora del teléfono).

3. Las correcciones deben quedar auditadas

Es normal que haya errores: el empleado se olvida de fichar la salida, hay que ajustar una hora. Pero esa corrección NO puede borrar el fichaje original.

Lo correcto: el fichaje original se conserva intacto, y la corrección queda como un evento separado con motivo y firma del editor. Eso es lo que pide la ley para el «principio de integridad».

4. El trabajador debe poder consultar sus propios fichajes

El art. 34.9 dice expresamente que los registros estarán «a disposición de las personas trabajadoras». Si tu sistema no le permite a Marta ver sus propias horas trabajadas, no cumple.

Solución: cada trabajador tiene un panel donde ve su historial mensual.

El tema espinoso: la geolocalización

Mucha empresa se asusta con esto y muchas otras lo usan mal. Vamos al grano:

• Geolocalizar al fichar SÍ es legal, pero solo si está justificado (trabajadores en ruta, comerciales, instaladores).
• Para un trabajador de oficina no se puede exigir la ubicación — sería desproporcionado y la AEPD te multa.
• Hay que informar al trabajador antes (en el contrato o en una comunicación específica con su firma).
• La ubicación se registra solo en el momento del fichaje, no continuamente.
• El dato se conserva el mismo plazo que el fichaje (4 años) y luego se borra.

Lo razonable: tener la geolocalización como opción activable por empresa y que cada empresa decida según su caso.

Errores típicos que invalidan tus fichajes desde móvil

1. Usar la hora del móvil del trabajador: cualquiera puede cambiar la hora del teléfono. Tiene que ser hora del servidor.
2. No exigir login: si la app deja fichar a quien tenga el móvil, no se sabe quién fichó.
3. Permitir editar fichajes sin auditoría: si el admin puede tocar las horas sin dejar rastro, se invalida todo.
4. No conservar IP del fichaje: la Inspección a veces lo pide para detectar fraude (fichajes desde IPs imposibles).
5. App sin política de privacidad clara: el trabajador tiene derecho a saber qué se registra de él (RGPD).

En resumen

El fichaje desde móvil es legal, cómodo y, bien hecho, más fiable que cualquier sistema clásico. La clave está en elegir una herramienta que cumpla las 4 condiciones de arriba y que no te exponga a los errores típicos.

SoloFichar cumple las 4 condiciones por defecto. Login por empleado, hora del servidor y log de auditoría completo. Tus empleados fichan en 3 segundos desde su móvil y tú duermes tranquila ante una Inspección. 14 días gratis.

Si llevas el registro horario en papel, en Excel o en una app, hay una pregunta que se repite mucho entre administradores: ¿durante cuánto tiempo tengo que guardar esto? La respuesta corta es 4 años. La respuesta larga tiene matices que conviene conocer porque borrar antes te puede costar caro.

Qué dice exactamente la ley

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, modificado por el Real Decreto-ley 8/2019, dice literalmente:

«La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.»

Esos 4 años no se cuentan desde la fecha del fichaje en sí, sino desde la fecha en que se produjo el registro. Es decir: un fichaje del 2 de enero de 2026 lo tienes que tener disponible hasta el 2 de enero de 2030 como mínimo.

¿Y si el empleado se va antes? También

Aquí mucha gente se confunde. Cuando un trabajador se va de la empresa (despido, baja voluntaria, fin de contrato), los fichajes de ese trabajador siguen siendo tuyos. La obligación de conservación es de la empresa, no del empleado.

Si un ex-empleado denuncia 3 años después de irse, la Inspección te va a pedir sus registros. Si no los tienes porque «se fue ya», te enfrentas a la misma sanción que si nunca los hubieras llevado: hasta 7.500€.

¿Qué tipo de copia vale?

La ley no especifica un formato concreto, pero sí pide que los registros sean:

• Auténticos: que se pueda demostrar que reflejan lo que pasó de verdad.
• Íntegros: que no se hayan modificado sin dejar rastro.
• Disponibles: accesibles cuando la Inspección los pida (no vale «los tengo en una caja en el trastero»).
• Consultables por el trabajador: cualquier empleado puede pedir ver los suyos.

Esto descarta de hecho:

• Excel manual: cualquier empresa puede modificar las celdas. No es íntegro.
• Papel sin firmar: se pierde, se moja, no es auditable.
• Apps que no guardan log de cambios: si «corriges» un fichaje sin dejar rastro, lo invalidas.

Multa por no conservar los 4 años

Es una infracción independiente de no llevar registro horario. Es decir, si tienes los registros recientes pero borras los de hace 2 años, te pueden sancionar igual aunque estés cumpliendo «el resto»:

• Grado mínimo: 751 a 1.500 €
• Grado medio: 1.501 a 3.750 €
• Grado máximo: 3.751 a 7.500 €

El grado depende de cuántos años se han borrado, cuántos trabajadores afecta y si hay perjuicio (por ejemplo, horas extras impagadas que ya no se pueden demostrar).

El caso típico: cambio de software o asesoría

Una situación muy común que termina en sanción: cambias de gestoría o de programa de fichaje y los registros antiguos «se quedan en el sistema viejo».

Si la empresa anterior cierra el acceso, tú te quedas sin esos años de datos. La Inspección no acepta «es que cambié de proveedor». Antes de cambiar de sistema, exporta TODO en PDF o CSV y guárdalo en un disco externo + en la nube.

Cómo cumplir sin acordarte cada año

Lo que funciona y te quita el problema de encima:

1. Software de fichaje que conserve automáticamente 4 años sin que tengas que hacer nada. Tú no eliges qué borrar, lo guarda él.
2. Exportación periódica a PDF digitalmente. Una copia mensual a Google Drive o Dropbox, fechada y archivada.
3. Log de auditoría de correcciones: cada vez que se corrige un fichaje, queda registrado quién, cuándo, valor anterior, valor nuevo y motivo.

En resumen

4 años. Cuéntalos desde la fecha del fichaje. Aplica a empleados activos y a los que se fueron. Si los pierdes, te multan independientemente de que estés cumpliendo con el registro actual. Y la Inspección no acepta «se borraron solos» como excusa.

Con SoloFichar la conservación es automática. Subimos los registros a la nube, los conservamos los 4 años legales y los puedes exportar a PDF en 2 clics. Pruébalo gratis 14 días.

No llevar el registro horario diario que exige la ley puede salirte por hasta 7.500 € por empresa. Y no es una amenaza teórica: la Inspección de Trabajo lleva desde 2019 sancionando con regularidad a pymes que siguen apuntando las horas en una libreta o, directamente, no las apuntan.

Si tienes empleados, esto te interesa. Te lo explico sin tecnicismos.

¿Qué dice exactamente la ley?

El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y obliga, desde el 12 de mayo de 2019, a todas las empresas —sin importar el tamaño ni el sector— a llevar un registro diario de la jornada de cada trabajador.

El registro debe incluir, como mínimo:

• Hora exacta de inicio de la jornada.
• Hora exacta de fin de la jornada.
• Conservarse durante 4 años.
• Estar disponible para los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.

Esto aplica a todos los contratos: indefinidos, temporales, a tiempo completo y a tiempo parcial. Y sí, también al teletrabajo.

¿De cuánto es la multa?

No llevar el registro horario es una infracción grave en materia laboral según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Las cuantías actuales son:

• Grado mínimo: de 751 a 1.500 €.
• Grado medio: de 1.501 a 3.750 €.
• Grado máximo: de 3.751 a 7.500 €.

El grado depende de factores como el número de trabajadores afectados, si es reincidente o si hay perjuicio económico para el empleado (por ejemplo, horas extra no pagadas).

Y hay un detalle importante: la sanción es por empresa, no por trabajador. Pero si la inspección detecta además que no se pagan horas extra registradas, ahí sí pueden añadirse sanciones por cada trabajador afectado.

¿Quién puede denunciarte?

Las inspecciones suelen llegar por tres vías:

1. Denuncia de un trabajador o ex-trabajador. Es la más habitual. Un despido conflictivo, un impago de horas extra o simplemente alguien descontento.
2. Denuncia de los sindicatos o representantes legales de los trabajadores.
3. Campañas planificadas de la Inspección de Trabajo. Cada año eligen sectores prioritarios (hostelería, comercio, construcción…).

La inspección puede pedirte el registro en el acto. Si no lo tienes ese día, ya tienes un problema.

Los 5 errores que hacen subir la sanción

De los expedientes que más se ven, estos son los fallos más caros:

1. Llevar el registro en Excel a posteriori. La inspección lo detecta enseguida (todas las filas tienen la misma hora redonda) y lo considera no fiable.
2. No incluir a empleados a tiempo parcial. El registro es obligatorio para todos, y para los parciales además es doblemente obligatorio (por el control de jornada complementaria).
3. No conservar 4 años. Borrar registros antiguos es una infracción independiente.
4. No firmar las horas extra. Si registras horas pero no se pagan o compensan, se acumula sanción por impago.
5. Registro en papel sin firmar. Cualquiera puede modificarlo. Sin firma o sello digital, vale poco.

Cómo cumplir sin papeleo

La ley no te obliga a usar un sistema concreto. Vale el papel, vale el Excel, vale una app. Pero los inspectores ya tienen claro que el papel y el Excel manual no garantizan integridad del dato, y empiezan presumiendo mala fe.

Lo que funciona y te quita líos:

• Que el empleado fiche desde su móvil o un kiosko compartido, no que lo apunte alguien por él.
• Que cada fichaje guarde fecha, hora, IP y dispositivo automáticamente.
• Que los registros sean inmodificables (cualquier corrección queda en un log auditado).
• Exportación a PDF digitalmente para entregárselo a la inspección sin discusión.
• Conservación automática de los 4 años sin que tengas que acordarte.

En resumen

Si tienes empleados y no llevas un registro horario fiable, te juegas hasta 7.500 €. Y la probabilidad de que alguien lo denuncie es mucho más alta de lo que parece: con que un solo trabajador llame al 900 hoy, mañana puedes tener una visita.

La buena noticia es que cumplir es barato y rápido. Cualquier solución que cumpla los 5 puntos de arriba te quita el problema de encima por menos de lo que cuesta una comida con clientes.

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