El 12 de mayo de 2019 entró en vigor la obligación de registrar la jornada de cada trabajador. Hoy hace siete años. Siete. Y aun así, en muchas pymes el registro sigue siendo una libreta junto a la caja, un Excel que rellena alguien el último viernes del mes o, directamente, un «eso ya lo hacemos de palabra».
Si es tu caso, tranquilidad: montar un registro de jornada decente no requiere consultora, ni formación de dos días, ni un software con 40 módulos. Requiere entender cuatro reglas y aplicarlas con un poco de disciplina. Vamos al lío.
Lo que dice la ley, en tres frases
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, lo resume así:
«La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora […]. La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.»
Traducido: cada día, cada trabajador, hora de entrada y hora de salida, cuatro años guardado y a mano cuando alguien lo pida. Ya está. Todo lo demás es cómo lo haces.
Según el Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo, la obligación alcanza a la totalidad de la plantilla, «tanto a tiempo completo como a tiempo parcial, realicen o no horas extraordinarias». Y no depende del tamaño: si tienes una sola persona contratada, también.
Paso a paso: el registro de jornada en una tarde
Paso 1. Elige el sistema (la ley no te impone ninguno)
La norma no exige un formato concreto. Puede ser papel, hoja de cálculo o una aplicación. Lo que sí exige la Inspección, según su Criterio Técnico, es que sea un sistema «objetivo, que garantice la fiabilidad, veracidad y no alteración a posteriori de los datos».
Esa última parte —no alteración a posteriori— es la que suele tumbar los sistemas caseros. Un papel que se rellena a final de semana o un Excel que cualquiera puede retocar sin dejar rastro lo tienen difícil para demostrar nada. Ya lo contamos con detalle en por qué el Excel para fichar da problemas.
Paso 2. Define qué se registra exactamente
Lo mínimo legal: hora de inicio y hora de fin de la jornada de cada día.
¿Y las pausas? El Criterio Técnico 101/2019 aclara que la ley no exige expresamente registrar interrupciones que no sean tiempo de trabajo efectivo, pero añade un aviso que conviene leer dos veces: si el registro no ofrece una visión completa, podría presumirse que todo el tiempo entre la entrada y la salida es tiempo de trabajo, y te tocaría a ti demostrar lo contrario.
Moraleja: si tu gente para una hora a comer, regístralo. Te ahorras discusiones (y horas extra fantasma).
Paso 3. Decide y documenta cómo se organiza
El artículo 34.9 dice que el registro se organiza y documenta mediante convenio colectivo, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores.
Así que, por orden:
- Mira si tu convenio colectivo dice algo sobre el registro. Algunos lo hacen.
- Si tienes representantes (delegados de personal, comité), consúltales y guarda el acta. La Inspección puede comprobar que esa consulta existió.
- Si no tienes representantes, deja por escrito cómo se va a fichar (sistema, quién corrige, cómo se consultan los datos) y compártelo con la plantilla.
Un folio. No hace falta más literatura.
Paso 4. Informa a la plantilla (sin pedir permiso)
Fichar implica tratar datos personales, pero no necesitas el consentimiento de nadie: la base legal es la propia obligación del 34.9. Lo dice la AEPD en sus preguntas frecuentes. Lo que sí debes hacer es informar de que existe el registro y para qué se usan los datos.
Y un consejo de la guía de la AEPD sobre relaciones laborales: el registro no debe estar a la vista de todo el mundo. Nada de hojas colgadas en el corcho del almacén con las horas de cada uno.
Paso 5. Ficha de verdad, cada día
El registro tiene que reflejar lo que pasó, no lo que iba a pasar. El Criterio Técnico lo dice sin anestesia: no vale enseñar el horario general, el calendario laboral ni los cuadrantes, porque se hacen «ex ante» y no recogen las horas efectivamente trabajadas.
En la práctica: la persona ficha al entrar y ficha al salir. Si tu gente trabaja fuera de la oficina, existen opciones; repasamos en otro artículo si fichar desde el móvil es legal (spoiler: sí, bien hecho).
Paso 6. Corrige con rastro, nunca a escondidas
Alguien se olvidará de fichar la salida. Pasa en las mejores familias. Lo importante es cómo se corrige:
- El fichaje original no se borra.
- La corrección queda anotada: quién la hizo, cuándo y por qué.
- El trabajador puede ver su registro corregido.
Si tu sistema permite cambiar una hora sin que quede huella, has construido una máquina de dudas.
Paso 7. Guárdalo cuatro años y tenlo a mano
Cuatro años, también de quien ya no está en la empresa. Lo explicamos en cuántos años hay que guardar los fichajes.
Ojo al matiz de «a mano»: según el Criterio Técnico 101/2019, los registros deben estar en el centro de trabajo o ser accesibles desde él de manera inmediata. «Lo tiene la gestoría, se lo pido el lunes» no es la respuesta que quieres dar.
Paso 8. Cierra el mes
Una revisión mensual de diez minutos te evita sorpresas:
- Horas extra: el artículo 35.5 del Estatuto obliga a totalizarlas en el periodo de pago y entregar copia del resumen al trabajador con su recibo.
- Tiempo parcial: el artículo 12.4.c) exige registrar día a día, totalizar mensualmente y entregar el resumen junto con la nómina.
- Jornadas sin cerrar: búscalas y corrígelas (con rastro, ver paso 6).
Los errores que más se repiten
- Rellenar el registro al final del mes. Es justo lo que no es un registro diario.
- Horas clavadas todos los días. Las 9:00 y las 18:00 exactas durante meses huelen a plantilla, no a fichaje.
- Olvidarse de los que no están en la oficina: comerciales, tiempo parcial, quien teletrabaja. También fichan.
- Que el registro solo lo vea la empresa. Tiene que estar a disposición de la plantilla y de sus representantes.
- Perder el histórico al cambiar de sistema o de gestoría. Exporta todo antes de cambiar.
¿Qué cuesta saltarse esto? No llevar el registro como manda la ley es infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, con multas de 751 a 7.500 €. Más detalle en la sanción por no fichar.
¿Y el famoso «registro digital» que viene?
Habrás leído que el Gobierno quiere obligar a un registro horario digital. Es cierto que el Ministerio de Trabajo prepara un real decreto, pero el Consejo de Estado emitió en marzo un dictamen muy desfavorable que concluye: «No procede aprobar el real decreto proyectado», según publicó El País. El Plan Anual Normativo de 2026 sigue incluyéndolo, según elDiario.es, pero a fecha de hoy no está aprobado ni publicado en el BOE.
Lo que sí es obligatorio hoy es todo lo anterior. Y si lo haces bien ahora, cualquier cambio futuro te pillará con los deberes hechos.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que llevar registro si solo tengo dos empleados?
Sí. La obligación es para todas las empresas con personas trabajadoras, sin mínimo de plantilla.
¿Vale el registro en papel?
La ley no lo prohíbe. Pero tiene que ser diario, fiable y sin alteraciones posteriores, y guardarse cuatro años. Con papel es posible; cómodo, poco.
¿Hay que registrar la pausa de la comida?
No es obligatorio por ley, pero si no la registras puede presumirse que es tiempo de trabajo. Si existe la pausa, apúntala.
¿Necesito el consentimiento de los trabajadores?
No. Basta con informarles. La base legal es la obligación del artículo 34.9 del Estatuto.
En resumen
Registrar la jornada es: entrada y salida, cada día, cada persona, sin trampas, guardado cuatro años y accesible. El resto son detalles de ejecución.
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