Si llevas el registro horario en papel, en Excel o en una app, hay una pregunta que se repite mucho entre administradores: ¿durante cuánto tiempo tengo que guardar esto? La respuesta corta es 4 años. La respuesta larga tiene matices que conviene conocer porque borrar antes te puede costar caro.
Qué dice exactamente la ley
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, modificado por el Real Decreto-ley 8/2019, dice literalmente:
«La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.»
Esos 4 años no se cuentan desde la fecha del fichaje en sí, sino desde la fecha en que se produjo el registro. Es decir: un fichaje del 2 de enero de 2026 lo tienes que tener disponible hasta el 2 de enero de 2030 como mínimo.
¿Y si el empleado se va antes? También
Aquí mucha gente se confunde. Cuando un trabajador se va de la empresa (despido, baja voluntaria, fin de contrato), los fichajes de ese trabajador siguen siendo tuyos. La obligación de conservación es de la empresa, no del empleado.
Si un ex-empleado denuncia 3 años después de irse, la Inspección te va a pedir sus registros. Si no los tienes porque «se fue ya», te enfrentas a la misma sanción que si nunca los hubieras llevado: hasta 7.500€.
¿Qué tipo de copia vale?
La ley no especifica un formato concreto, pero sí pide que los registros sean:
- Auténticos: que se pueda demostrar que reflejan lo que pasó de verdad.
- Íntegros: que no se hayan modificado sin dejar rastro.
- Disponibles: accesibles cuando la Inspección los pida (no vale «los tengo en una caja en el trastero»).
- Consultables por el trabajador: cualquier empleado puede pedir ver los suyos.
Esto descarta de hecho:
- Excel manual: cualquier empresa puede modificar las celdas. No es íntegro.
- Papel sin firmar: se pierde, se moja, no es auditable.
- Apps que no guardan log de cambios: si «corriges» un fichaje sin dejar rastro, lo invalidas.
Multa por no conservar los 4 años
Es una infracción independiente de no llevar registro horario. Es decir, si tienes los registros recientes pero borras los de hace 2 años, te pueden sancionar igual aunque estés cumpliendo «el resto»:
- Grado mínimo: 751 a 1.500 €
- Grado medio: 1.501 a 3.750 €
- Grado máximo: 3.751 a 7.500 €
El grado depende de cuántos años se han borrado, cuántos trabajadores afecta y si hay perjuicio (por ejemplo, horas extras impagadas que ya no se pueden demostrar).
El caso típico: cambio de software o asesoría
Una situación muy común que termina en sanción: cambias de gestoría o de programa de fichaje y los registros antiguos «se quedan en el sistema viejo».
Si la empresa anterior cierra el acceso, tú te quedas sin esos años de datos. La Inspección no acepta «es que cambié de proveedor». Antes de cambiar de sistema, exporta TODO en PDF o CSV y guárdalo en un disco externo + en la nube.
Cómo cumplir sin acordarte cada año
Lo que funciona y te quita el problema de encima:
- Software de fichaje que conserve automáticamente 4 años sin que tengas que hacer nada. Tú no eliges qué borrar, lo guarda él.
- Exportación periódica a PDF digitalmente. Una copia mensual a Google Drive o Dropbox, fechada y archivada.
- Log de auditoría de correcciones: cada vez que se corrige un fichaje, queda registrado quién, cuándo, valor anterior, valor nuevo y motivo.
En resumen
4 años. Cuéntalos desde la fecha del fichaje. Aplica a empleados activos y a los que se fueron. Si los pierdes, te multan independientemente de que estés cumpliendo con el registro actual. Y la Inspección no acepta «se borraron solos» como excusa.
Con SoloFichar la conservación es automática. Subimos los registros a la nube, los conservamos los 4 años legales y los puedes exportar a PDF en 2 clics. Pruébalo gratis 14 días.
