Sí, vendemos una aplicación de fichaje. Y sí, te vamos a regalar una plantilla para que no la necesites. Somos así de raros.
La razón es sencilla: hay pymes con dos o tres personas, todas en el mismo local, a las que una hoja bien hecha les puede servir durante un tiempo. Mejor una plantilla correcta que un cuaderno de espiral. Lo que no vamos a hacer es venderte que una plantilla es para siempre. Spoiler en el título.
Descarga la plantilla de registro de jornada (.xlsx)
Qué incluye la plantilla
La hemos diseñado para cubrir lo que pide el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y lo que la Inspección suele mirar:
- Cabecera: empresa, CIF, centro de trabajo, trabajador, NIF, mes y año, y jornada pactada.
- Una fila por día del mes con: hora de entrada, inicio y fin de pausa, hora de salida, horas trabajadas (calculadas solas), horas extra o complementarias, observaciones y firma del trabajador.
- Totales del mes, para que puedas entregar el resumen mensual cuando la ley lo exige.
- Pie de firmas de empresa y trabajador.
- Una pestaña de instrucciones para que quien la rellene no tenga que adivinar.
Cómo usarla sin meterte en líos
Una plantilla no cumple la ley por existir. La cumple cómo la uses. Estas son las reglas de oro:
1. Rellénala cada día, en el momento
La ley habla de registro diario. El Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección deja claro que no sirve enseñar el horario previsto o los cuadrantes: hay que registrar las horas efectivamente trabajadas. Si la hoja se rellena el día 30 de memoria, no es un registro, es una novela.
2. Que la rellene y firme cada trabajador
El fichaje lo hace la persona que trabaja, no el encargado por ella. Si usas la versión impresa, que cada día firme su fila. Si usas la versión digital, guarda cada día una copia que no se pueda tocar (por ejemplo, un PDF fechado).
3. Apunta las pausas
No es obligatorio por ley, pero el Criterio Técnico avisa de que si el registro no refleja bien el tiempo de trabajo efectivo, podría presumirse que todo el tiempo entre la entrada y la salida es trabajo. Por eso la plantilla trae columnas de pausa.
4. Nada de típex ni de sobrescribir
Si hay que corregir, se tacha con una línea, se escribe al lado, se anota en «Observaciones» quién lo corrige y por qué, y se firma. En la versión Excel: no borres; añade la corrección en observaciones y guarda la versión anterior.
5. Ciérrala cada mes y archívala
Cuando acabe el mes, imprime o exporta a PDF, firma y archiva. Si tienes trabajadores a tiempo parcial, el artículo 12.4.c) del Estatuto exige totalizar mensualmente y entregar copia del resumen junto con la nómina. Si hay horas extra, el artículo 35.5 pide lo mismo en el periodo de pago. La fila de totales está para eso.
6. Guárdala cuatro años
Y que esté accesible desde el centro de trabajo. Los detalles, en cuántos años hay que guardar los fichajes.
7. Que no esté a la vista de todos
El registro tiene datos personales. La guía de la AEPD sobre relaciones laborales indica que no puede ser de acceso público ni estar en un lugar visible para cualquier trabajador, cliente o proveedor. Carpeta en la oficina, no corcho del pasillo.
Por qué te durará poco
Aquí viene la parte honesta. La plantilla funciona mientras se cumplan tres condiciones: pocas personas, un único sitio y alguien muy disciplinado. En cuanto falla una, empiezan los problemas:
Se rellena tarde (siempre)
Un papel no te avisa de que alguien no ha fichado la salida. Al final del mes aparecen huecos, y los huecos se rellenan «más o menos». Ese «más o menos» es exactamente lo que la Inspección no quiere ver.
Cualquiera puede retocarla
Un Excel no guarda quién cambió qué. La Inspección pide un sistema que garantice la «no alteración a posteriori de los datos». Con una hoja de cálculo compartida, demostrar eso es complicado. Lo desarrollamos en por qué el Excel para fichar da problemas.
No sirve para quien no está en la oficina
Comerciales, gente que teletrabaja, turnos en otro local… ¿Quién les pone la hoja delante cada mañana? Para ellos hace falta otra cosa; hablamos de ello en fichar desde el móvil.
El archivo crece y se pierde
Doce hojas por persona al año, cuatro años de conservación. Con cinco personas son 240 hojas. Y la Inspección puede pedirte un periodo concreto en el momento.
Los totales se calculan a mano
Horas extra, horas complementarias, resúmenes mensuales para la nómina… La plantilla calcula lo básico, pero quien cuadra el mes sigues siendo tú.
Cuándo dar el salto
Si te reconoces en alguna de estas, la plantilla ya te está costando más de lo que te ahorra:
- Tienes más de tres o cuatro personas fichando.
- Alguien trabaja fuera del local o en remoto.
- Hay horas extra o contratos a tiempo parcial con horas complementarias.
- Ya te has encontrado huecos que has rellenado «de memoria».
- Te pone nervioso pensar en una visita de la Inspección (ver la sanción por no fichar).
Preguntas frecuentes
¿Es legal llevar el registro de jornada en una plantilla de Excel o papel?
La ley no exige un formato concreto. Es legal siempre que el registro sea diario, refleje la jornada real, no se altere después y se conserve cuatro años a disposición de plantilla, representantes e Inspección.
¿Tiene que firmar el trabajador?
La ley no dice literalmente «firma», pero en un sistema en papel la firma diaria es la forma razonable de demostrar que el registro lo hizo la persona y en el momento.
¿Puedo usar la misma hoja para varios trabajadores?
Mejor una hoja por trabajador y mes. Así cada persona puede consultar la suya sin ver la de los demás.
¿La plantilla sirve para trabajadores a tiempo parcial?
Sí: incluye columna para horas complementarias y totales mensuales. Recuerda entregar el resumen mensual con la nómina.
En resumen
Descárgala, úsala bien y sé consciente de su fecha de caducidad. Cuando se te quede pequeña, SoloFichar hace lo mismo sin papel: cada persona ficha desde el navegador del móvil o desde una tablet compartida, recibe recordatorios de entrada y salida, cada corrección queda en el log de auditoría y exportas el mes a PDF, Excel o CSV en un clic. 10 €/mes con IVA hasta 20 usuarios. 14 días gratis, sin permanencia.