El 80% de las pymes españolas con menos de 25 empleados lleva el registro horario en una hoja de Excel. Es lo más habitual, lo más cómodo y lo que casi todas las gestorías recomiendan al principio.
Pero hay un problema: la Inspección de Trabajo cada vez lo acepta menos. Lo que antes pasaba como «registro válido» ahora termina con multas de 1.500 a 7.500 € incluso cuando el Excel está bien rellenado. Te explico por qué y qué hacer.
Qué dice la ley (y qué dice la Inspección de verdad)
El RDL 8/2019 no prohíbe expresamente el Excel. La ley solo exige que el registro sea fiable, completo y conservable 4 años. En teoría un Excel cumple.
El problema viene en la aplicación práctica. La Inspección ha desarrollado en los últimos años criterios concretos sobre qué entiende por «registro fiable». Y un Excel manual incumple varios:
«El registro debe ser auténtico, íntegro y oponible a terceros. Los sistemas que permiten su modificación posterior sin trazabilidad no garantizan estos principios.»
— Criterio Técnico 101/2019 sobre actuación de la Inspección de Trabajo en materia de registro de jornada
Traducido: si tu Excel se puede modificar sin que quede rastro, no vale. Y todos los Excel se pueden modificar.
Los 5 motivos por los que tu Excel cae en una inspección
1. No hay marca temporal
Si la celda dice «08:00», no hay forma de saber si Marta tecleó esa hora a las 8:00 de la mañana o a las 23:55 cuando se acordó de hacerlo. Sin timestamp del momento del registro, no es prueba.
2. Las horas son sospechosamente «redondas»
El primer reflejo de cualquier inspector cuando ve un Excel: revisar si las horas son exactamente 9:00, 14:00, 17:00… Si todas las semanas, todos los empleados ficharon a la misma hora exacta — es estadísticamente imposible. Indicio fuerte de relleno a posteriori.
3. Cualquiera puede modificarlo
Tu Excel está en una carpeta compartida. Una semana cualquiera, alguien retoca una hora para «cuadrar» un día. No queda rastro. La Inspección lo presupone.
4. No hay firma del trabajador
El trabajador tiene derecho a «validar» sus fichajes. En un Excel manual no hay forma de demostrar que él vio y aceptó las horas que le pusieron.
5. Conservación de 4 años poco fiable
Excels que se corrompen, copias que se sobrescriben, ordenadores que se cambian. La Inspección sabe que el 90% de las pymes pierden datos de hace 3 años cuando los pides.
Casos reales (anonimizados) de multas por Excel
Restaurante en Valencia (2024): 12 empleados, registro en Excel firmado por el dueño. Inspección detectó que las horas de los 6 últimos meses tenían siempre los mismos 4 patrones repetidos. Sanción: 3.750 €.
Tienda de muebles en Madrid (2023): Excel correctamente cumplimentado, pero el inspector pidió ver el archivo original con su historial. La empresa solo tenía la última versión guardada. Sanción por «falta de garantía de integridad»: 1.500 €.
Despacho de abogados en Sevilla (2024): 8 abogados, registro en Excel compartido. Una empleada en pleito de despido aportó capturas de su Excel personal con horas distintas a las del Excel oficial. La Inspección anuló todo el registro. Sanción: 5.250 € + horas extras a pagar.
Cuándo el Excel SÍ podría servir (matiz)
Hay un único escenario en el que un Excel aguanta una inspección razonable:
- Es un Excel firmado digitalmente cada día (no al final del mes) por la empresa Y por cada trabajador.
- Se guarda en un servidor con versionado y log de cambios.
- Se exporta a PDF al cierre de cada mes y se archiva.
En la práctica, hacer eso bien te lleva más tiempo que tener una app. Y la mayoría de las pymes no lo hacen así, lo hacen de la forma fácil → Excel sin firma → Inspección lo rechaza.
Cómo migrar de Excel a un sistema digital sin sufrir
Tres pasos:
- Elige una app de fichaje que registre IP, hora del servidor y tenga log de auditoría. Que cada empleado pueda fichar desde su móvil.
- Importa el histórico: la mayoría de apps decentes tienen importación por CSV. Subes tu Excel pasado y queda dentro del sistema.
- Anuncia el cambio al equipo con 1 semana de antelación. Explica que es para cumplir con la ley y para protegerlos a ellos también (sus horas extras quedan documentadas, sus turnos auditados).
El proceso completo lleva menos de 1 hora. Y a partir del minuto 1, ya estás cumpliendo bien.
En resumen
El Excel para fichar es como llevar la contabilidad en una libreta: legalmente puedes, pero a la primera inspección te crujen. Cada año la Inspección es más estricta y los criterios técnicos cierran cada vez más rendijas.
El coste de migrar a una app es menor que la multa más pequeña que te pueden poner. Y de paso te quitas el dolor de cabeza de cuadrar horas a fin de mes.
SoloFichar es lo que el Excel no puede ser: registro automático con IP y timestamp de servidor, log de auditoría completo, conservación 4 años y exportación a PDF para la Inspección. 10€/mes IVA incluido. Prueba 14 días.
