Septiembre: vuelta al cole, vuelta a la oficina y, para algunas empresas, vuelta a la realidad en forma de requerimiento de la Inspección de Trabajo. Si te ha llegado uno, o simplemente quieres estar preparado, respira. Lo que te van a pedir del registro de jornada no es un misterio: está escrito en un documento público de la propia Inspección.
Primero, el contexto: no es un tema menor
La Inspección no mira el registro por curiosidad:
- El Plan Estratégico de la Inspección de Trabajo 2025-2027 dice que el tiempo de trabajo es el segundo motivo de denuncia, solo superado por la falta de alta, y prevé reforzar la integridad del registro, el control de las horas extra y la desconexión digital.
- En 2025 hizo 37.386 actuaciones sobre tiempo de trabajo y horas extra, con 14.728 infracciones y 15,7 millones de euros en propuestas de sanción, y para 2026 tiene planificadas 4.964 actuaciones sobre registro de jornada, según la respuesta parlamentaria del Gobierno publicada por El Mundo.
Las actuaciones pueden empezar por una denuncia (de alguien de la plantilla, de un extrabajador o de un sindicato), por campañas planificadas o dentro de una inspección sobre otra cosa.
Qué te van a pedir (según la propia Inspección)
El documento de referencia es el Criterio Técnico 101/2019, que fija cómo actúa la Inspección en materia de registro de jornada. Lo que se desprende de él:
1. El registro diario de cada trabajador
Con hora concreta de inicio y fin de la jornada (art. 34.9 ET). No vale el horario general, el calendario laboral ni los cuadrantes: son previsiones, no lo que se trabajó.
2. Que esté accesible en el momento
El Criterio Técnico interpreta que los registros deben estar en el centro de trabajo o ser accesibles desde él de manera inmediata, precisamente para evitar «la creación posterior, manipulación o alteración de los registros». Si la Inspección se presenta y no puedes enseñarlo, el problema empieza ahí.
3. En un formato que puedan leer
Si el registro es electrónico, la Inspección puede pedirte en la visita la impresión de los registros del periodo que considere, o su descarga en soporte informático, en formato legible y tratable. Si es en papel, puede recabar los originales o pedir copia; y si ve incongruencias, incluso llevarse el original como medida cautelar.
4. Cómo se organizó el registro
El artículo 34.9 dice que el registro se organiza por convenio, acuerdo de empresa o decisión del empresario previa consulta con los representantes. El Criterio Técnico indica que la Inspección puede comprobar que esa negociación o consulta existió, por ejemplo con las actas de las reuniones.
5. Los registros «especiales», si te aplican
- Tiempo parcial: registro día a día, total mensual y resumen entregado con la nómina (art. 12.4.c ET). Lo explicamos en registro de jornada a tiempo parcial.
- Horas extra: total en el periodo de pago y copia del resumen con el recibo (art. 35.5 ET). Más en horas extra y registro de jornada.
6. Cuatro años de historia
La conservación es de cuatro años. Te pueden pedir periodos antiguos, también de quien ya no trabaja contigo. Ver cuántos años hay que guardar los fichajes.
Un apunte de calendario: el Plan Estratégico prevé que, si se aprueba la reforma del registro de jornada que prepara el Gobierno, se modifique también este criterio técnico. A fecha de hoy esa reforma no está publicada en el BOE, así que el Criterio Técnico 101/2019 sigue siendo la referencia.
Además de en la visita, la Inspección puede pedirte que comparezcas en sus oficinas con la documentación o que se la remitas por las vías que correspondan.
Lo que la Inspección mira con lupa
Sin inventarnos nada: el propio Criterio Técnico dice que el sistema debe ser objetivo y garantizar la fiabilidad, veracidad y no alteración a posteriori de los datos. En la práctica, eso es lo que pone en duda un registro:
- Horas idénticas todos los días durante meses.
- Correcciones sin explicación ni rastro de quién las hizo.
- Huecos rellenados a final de mes.
- Diferencias entre el registro y lo que cuentan los trabajadores o lo que refleja la nómina.
- Solo parte de la plantilla registrada (y los parciales, comerciales o teletrabajadores, desaparecidos).
¿Y si no tengo registro?
No llevar el registro es infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, con multas de 751 a 7.500 € según grado (art. 40.1.b). Más en la sanción por no fichar.
Un matiz del Criterio Técnico que conviene conocer: si el inspector tiene la certeza de que se cumple la normativa de tiempo de trabajo o de que no se hacen horas extra, aunque no haya registro, puede optar por un requerimiento para que lo implantes en lugar de iniciar el procedimiento sancionador. Es una facultad del inspector, no un derecho tuyo. No es plan.
Checklist: tenerlo todo en cinco minutos
- ☐ Registro diario de todas las personas trabajadoras, con entrada y salida reales.
- ☐ Accesible desde el centro de trabajo, sin depender de la gestoría.
- ☐ Exportable a PDF (para imprimir) y a Excel/CSV (formato tratable).
- ☐ Correcciones documentadas: quién, cuándo, valor anterior y motivo.
- ☐ Resúmenes mensuales de tiempo parcial y horas extra, entregados con la nómina.
- ☐ Cuatro años de histórico, incluidas las bajas.
- ☐ Documento de cómo se organizó el registro (acta de consulta o decisión escrita).
- ☐ Información a la plantilla sobre el registro y sus datos.
Si te faltan tres o más, mejor arreglarlo hoy que la víspera.
Preguntas frecuentes
¿Me pueden pedir el registro sin avisar?
Sí. En una visita, la Inspección puede pedirte el registro en el momento, y por eso debe estar accesible desde el centro de trabajo.
¿En qué formato tengo que entregarlo?
Si es electrónico, impreso o descargado en un formato legible y tratable. Si es en papel, los originales o una copia.
¿Sirve enseñar el cuadrante de turnos?
No. Los cuadrantes y calendarios son previsiones; el registro debe reflejar la jornada efectivamente trabajada.
¿Me pueden pedir registros de hace tres años?
Sí. La conservación obligatoria es de cuatro años.
En resumen
La Inspección quiere ver tres cosas: que el registro existe, que es fiable y que lo tienes a mano. Si las tres son verdad, la visita dura poco.
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